A kommunikáció virtuális térben – a siker szempontjából elengedhetetlen, ugyanakkor a távmunka egyik legnagyobb kihívást jelentő része is lehet. Remek lehetőség, hogy részt vegyen a megbeszéléseken, de nehéz követni az értekezletet, ha a remegő képpel vagy a rossz minőségű hanggal kell foglalkoznia.

Tegyen meg néhány lépést a videó megbeszélések előtt és közben is, hogy enyhítse a nehézségeket. Íme 10 tipp:

Készítse elő a saját helyét és idejét

Fontos, hogy a környezet lehetővé tegye a találkozóra való összpontosítást, anélkül, hogy zavarná a vonal másik végén lévőket. A józan paraszti észen túl még olyan neves intézmények, mint a Stanfordi Egyetem Informatikai Tanszéke is azt javasolja, hogy találjon egy csendes helyet háttérzaj nélkül. Engedje le a redőnyöket és győződjön meg róla, hogy a világítás megfelelő-e, viseljen semleges, egyszínű ruhát.

Technikai ellenőrzés

Szánjon időt a megbeszélés előtt arra, hogy megismerkedjen a szükséges felszereléssel. Ha úgy érzi, vegye fel a kapcsolatot az esemény házigazdájával, amennyiben valamilyen eszközt még be kell szereznie. Csatlakoztassa a számítógépet az áramforráshoz és ha lehetséges, wifi helyett használja az Ethernet kapcsolatot a nethez. Ennek jelentősen csökkentenie kell a nehézségeket a hívás végéig.

Még, ha minden helyesen van beállítva, akkor is problémába ütközhet, ha soha nem használta a videó szoftvert. A legtöbb alkalmazás lehetővé teszi a hang- és videóminőség tesztelését az ülésre való csatlakozás előtt. Próbálja ki, így kiküszöbölheti a rendszer összes hibáját.

Használjon fülhallgatót

A hangminőség minden érintett számára jobb lesz, ha nem a mikrofont és a hangszórót használja a laptopján. Ehelyett fektessen be egy jó minőségű fejhallgatóba és külső mikrofonba. Az üléseken távoli munkavállalóként való részvétel elég nehéz, mivel próbálja meghatározni, ki beszél és lépést tartani. Ne tegye rosszabbá a rossz audioberendezés használatával.

Csatlakozzon hamarabb

Ez a legjobb módja annak, hogy megbizonyosodjon róla, minden helyesen működik-e. Ez azt is jelenti, hogy Ön készen áll, mikorra a többiek megérkeznek a megbeszélésre, így biztosan nem fog hiányozni.

A találkozó kezdetekor udvariasan tájékoztassa a többieket, hogy részt vesz a megbeszélésen. Ez a legjobb módja annak, hogy ne felejtsék el, hogy jelen van és ne hagyják figyelmen kívül

Találja meg a módját, hogy szót kapjon

Ha egy ismeretlen személy vesz részt a videóhívásban, nehéz lehet megtalálnia a csatlakozás módját. Hozzon létre a szervezővel egy olyan rendszert, ami lehetővé teszi, hogy szó szerint, vagy ábrás módon „felemelje a kezét”, amikor szeretne valamit hozzáfűzni az elhangzottakhoz.

Beszéljen világosan és szünet nélkül

Ne felejtse el, hogy videóhívás közben nehéz mindenkit hallani, így ugyanazzal a kihívással kell számolni a többieknek, amikor Önt hallgatják. Lassan beszéljen és tegye fel a kérdéseit, ne tartson szünetet, hogy hallják-e. Ha folyamatosan visszacsatolásra vár, időt pazarol. Amikor befejezte a mondandóját, jelezze világosan, hogy elkészült és kérdezze meg, van-e valakinek kérdése vagy észrevétele az Ön által elmondottakhoz

Kérjen magyarázatot, ha valami hiányzik

Attól függetlenül, hogy kipróbálta a technikát, van esély rá, hogy elmulaszt egy-két megjegyzést. Ha így történt, keresse meg a módját, hogy ismétlést kérjen, vagy jegyezze fel a vita tárgyát és később e-mailen kérjen információt.

Kezelje gyorsan és nyugodtan a váratlan zavarokat

Annak ellenére, hogy mindent megtett, hogy gyermekét, vagy háziállatát távol tartsa az értekezlet helyéül szolgáló helyiségtől, miközben videóhívást kezdeményez, mégis megzavarhatják Önt. Ezt a legjobb faarccal kezelni. Csak kérdezze meg Robert E. Kelly professzort, aki híressé vált a gyerekei által, akik beléptek a helyiségbe, miközben Dél-Koreáról tárgyalt élő videóinterjúban a BBC-vel. Ha szembesül a saját „Kelly pillanatával”, igyekezzen nyugodt maradni. Kérjen elnézést, némítsa le a hangot és állítsa le a videót addig, míg rendezi a helyzetet.

Tegyen észrevételeket

A videóbeszélgetés végén vegye át a szót egy pillanatra és ismételje meg azokat az elemeket, amelyekért a későbbiekben Ön lesz a felelős. Kérdezze meg, hiányzik-e valami. Ezután küldjön e-mailt a feladat újbóli megerősítéséhez. Ha egyértelművé teszik, hogy mit várnak Öntől, valószínűleg sikeresebb lesz távoli alkalmazottként.

Köszönjön el

Ügyeljen arra, hogy elbúcsúzzon a videóbeszélgetés elhagyásakor. Valószínűleg enélkül is látják az emberek, ha elhagyja a beszélgetést, de az etikett megköveteli. A videóbeszélgetés során nem fogja olyan fesztelenül érezni magát, mint amikor szemtől-szemben beszélget a kollégáival. Azonban, ha ezeket a javaslatokat követi, megértheti mit kell tennie a munkatársakkal való együttműködéshez.