Amennyiben Ön távolról dolgozik és nincs napi, személyes kapcsolata a csapatával, ügyfeleivel vagy beszállítóival, akkor nehezebb lehet a kommunikáció. Ha Ön azon gondolkodik, mit tehet a teljesítményének javítása érdekében, a kommunikáció biztosan előtérbe kerül. Bizonyára több százszor is hallotta már ezt, de igaz, hogy nagyon sok függ a kommunikációtól.

Ha szeretné bővíteni a repertoárját, íme néhány javaslat a kollégákkal folytatott írásbeli és szóbeli kapcsolattartáshoz.

Ismerje meg az emberek elsődleges kommunikáció csatornáját

Lehet, hogy a menedzser inkább e-mailben kommunikál, míg egyik kollégája az azonnali üzenetküldést, a másik pedig az alkalmi videóhívásokat részesíti előnyben. Jegyezze meg, ki mit kedvel és igyekezzen az igényeknek megfelelő módon kommunikálni.

Legyen naprakész a kommunikációs technológiában

Ha jól szeretné kezelni a különböző preferenciákat, akkor tudnia kell használni a technológiát. Ügyeljen arra, hogy alaposan megismerje a vállalat különféle kommunikációs platformjait. Nem feltétlenül kell mindegyikben szakértőnek lennie, de fejlessze tudását addig, míg hatékonyan tudja alkalmazni őket.

Fejlessze az íráskészségét

Ha gyakran próbál is videó- vagy telefonhívással kommunikálni, vélhetően a kapcsolattartás nagyobb része mégis írásban történik. Tartozik partnereinek annyival, hogy odafigyel a szöveg szerkesztésre. Az írás arra készteti, hogy jobban fogalmazza meg ötleteit. A beszéd lehetővé teszi a gondolatok lineáris megosztását, míg az írás dinamikusabb felépítést tesz lehetővé, mivel újra szerkesztheti a már leírtakat.

Legyen mindig következetes, világos és tömör

Nem számít mennyit kommunikál, figyeljen oda a fentiekre. Az emberek tudják, hogy mikor számíthatnak Öntől üzenetre, amennyiben következetes, ahogy azt is, milyen típusú üzenetre számítsanak. A világos üzenet egyszerű és a tényekhez igazodik. A tömör üzenet pedig nem tartalmaz felesleges szavakat. Függetlenül attól, hogy e-mailt ír, vagy telefonál, ne feledje, a kollégája is elfoglalt, szorítkozzon a lényegre.

Csináljon helyet a beszélgetésnek

Miközben üzleti döntéseket hoz, a kommunikáció javítása érdekében fontos a kapcsolattartás a munkatársakkal is. Ha még nem áll rendelkezésére, hozza létre a szükséges csatornát, győződjön meg róla, hogy a partnerei, munkatársai képesek lesznek azt használni. Készítse fel őket esetleg ne csak technikai, hanem viselkedési értelemben is a platform használatára. Ez a cikk például sokat segíthet…

Dolgozzon az időzítésen

Gyakori Home Office hiba az időérzék elvesztése. Egy éjszaka küldött e-mail nem biztos, hogy megfelelően célba talál (egy rosszkor kezdeményezett telefonhívás még kevésbé szerencsés)- sokkal jobb akkorra időzíteni a levelek küldését (vagy a telefonhívásokat), amikor éberen olvassa azt a partnere. Persze ez esetleg mindkét féltől kíván némi alkalmazkodást, de megéri az ütemezés, ha ezáltal javul a kommunikáció

Összpontosítson a kapott üzenetre

A legjobb kommunikátorok több energiát fordítanak arra, hogy miként kapják meg az üzenetüket. Amikor arra összpontosít, hogy megkapja az üzenetét, nagyobb figyelmet fordít a másikra és kevesebbet magára. Ezzel mindig jobb eredményt ér el, különösen akkor, ha nincsenek szemtől szemben egymással.

Tételezzük fel a jó szándékot és semmi mást

Ha nem szemtől szemben beszélget, akkor feltételezésekbe bocsátkozhat azt illetően, hogy a kommunikációs partnere valójában mit gondol. Vizuális lehetőségek nélkül ez kihívást jelenthet és negatív elképzelésekhez vezethet. Feltételezze azt, hogy a csapat tagjai pozitív szándékkal osztanak meg információkat és ezeket erősíttesse meg és ne gondoljon másra.

Ne felejtse el a személyes kapcsolat értékét

Noha a szóbeli és írásbeli kommunikációs készségeknek a fejlesztése elengedhetetlen, nem szabad elhanyagolni a személyes találkozókat – amikor azok lehetségesek. Keresse meg annak a lehetőségét, hogy személyesen találkozzon partnereivel, amint az megvalósítható.

Ezekkel a technikákkal nagyobb hangsúlyt helyezhet a hatékony kommunikációra. Ez nem csak magasabb termelékenységet eredményez, de kellemesebbé és kevésbé frusztrálttá teszi a munkanapjait.