Az otthonról végzett munka előnye, hogy önállóan dolgozik az alkalmazott, távol az irodai figyelő tekintetektől, de ez nem jelenti azt, hogy nem vesznek részt konferencia beszélgetésekben. Ezért fontos, hogy megfelelő etikettel rendelkezzenek.

Készítsen napirendi pontokat

Ez nyilvánvalónak hangzik, de ha Ön az ülés vezetője, készítsen ütemtervet. Ennek nem kell hosszúnak vagy részletesnek lenni, ismertesse röviden miről beszélnek majd az értekezleten. Tájékoztatja a résztvevőket, hogy mire számítsanak és megbecsülik, hogy mennyi ideig tart majd, így fel tudnak rá készülni.

Jelentés a távollétről

Időnként a konferenciahívásokat felfüggesztik, míg arra várnak, hogy több résztvevő megérkezzen. Ez a néhány perc azonban gyorsan összeadódhat, ha az emberek nem figyelnek. Amennyiben tudja előre, hogy nem tud részt venni, tudassa valamelyik jelenlévővel. Ehhez elég egy gyors szöveges üzenet, vagy chat üzenet. Ilyen módon, bár nincs jelen, nem tartja fel a megbeszélésen résztvevőket.

Frissítsen fontossági sorrend alapján

Nagyobb értekezleteken (8 fő felett) fontossági sorrendbe kell állítania, hogy miről beszél majd. A témák szűkítése lehetőséget ad mindenkinek arra, hogy arról beszéljenek, ami számukra fontos és segít tartani a megbeszélés időtartamát. Ha nem tudja eldönteni mi fontos és miről nem kellene beszélnie, akkor jó, ha csak egy témát hoz fel, amely legalább három tagot érint a résztvevők közül. A témákat mentse el egy következő találkozóra, vagy küldje el mailben. Az időkeret betartása kulcsfontosságú a konferencia-beszélgetés etikettjében.

Tesztelje felszerelését

Nem számít milyen eszközről csatlakozik a megbeszélésre, ügyeljen arra, hogy jelen legyen. Ha mobilról kezdeményezi a részvételt, győződjön meg róla, hogy elég erős a jel. A számítógépről – vezetékes hálózaton keresztüli csatlakozást – részesítse előnyben. Ellenőrizze, hogy működnek-e a hangszórók és mikrofonok. Tesztelje az értekezlet előtt a hangot és győződjön meg róla, hogy teljes mértékben sikeres volt-e a csatlakozás.  Miután túlesett az első találkozón, bármikor újra szüksége lehet rá, ezért mindig telepítse a frissítéseket.

Ne lépjen le szó nélkül

Nem minden értekezletet tud maradéktalanul az ütemtervébe integrálni. Viszont az a fantasztikus a konferenciabeszélgetéseknél, hogy kellő rugalmassággal jelen lehet akár a meeting egy részén. Amennyiben korábban kénytelen távozni, ezt már jelezze a kezdéskor, így senki nem fog kérdéseket feltenni, azt gondolva, hogy technikai nehézségei vannak, ha nem válaszol.

Legyen felkészült

Az ülésre felkészületlenül érkezni nem csak rossz etikett, hanem elszalasztott lehetőség is. Úgy készüljön fel a konferenciahívásra, mint bármely más találkozóra, csak azon oldalak legyenek nyitva Ön előtt, amelyek a meetinggel kapcsolatos információt tartalmazzák. Beszéljen a fontos projektről, amelyen dolgozott, vagy a közelmúltbeli sikerekről. Legyen világos és tömör (gyakoroljon előtte, ha ideges), majd kérjen visszajelzést a csoporttagoktól.

Keressen egy csendes helyet

Lehet Ön megszokta az utca zaját hívás közben, de a beszélgetés többi résztvevője nem. Amikor az emberek kizárólag a hangjára fókuszálnak, ügyeljen rá, hogy minimális háttérzaj legyen. Ha Ön kávézóból dolgozik egyébként, erre az esetre keressen csendesebb helyet.

Gondoskodjon a háziállatáról

Lehet, hogy a kutyája hűséges társa, de a kollégái bizonyára nem szeretnék beszélgetés közben azt hallgatni, hogy mindenkit megugat. Ellenőrizze, mielőtt csatlakozik egy konferenciahívásba, hogy a háziállata biztosan nem fogja zavarni.

Összpontosítson

Magától értetődik, hogy 100%-ban oda kell figyelnie, de időnként mindenki elkalandozik. Motiválja magát és igyekezzen jelen lenni folyamatosan. Bármennyire csábító egy unalmas értekezleten a közösségi portálokat böngészni, tartózkodjon tőle, mert soha nem tudhatja, mikor próbálják meg bevonni a beszélgetésbe.

Beszéljen

Lehet, hogy Ön mindenkit jól hall és ért, de ez nem biztos, hogy a munkatársaknál is így van. Ezért beszéljen mindig hangosan és tisztán és kérdezze meg, hogy mindenki hallja-e Önt. Ne kiabáljon, de ne is suttogjon.

Mondja a nevét

Ez különösen akkor fontos, ha nagy embercsoporttal beszélget és nehéz nyomon követni, hogy ki mit mond. Amikor elkezd beszélni, jelezze „Ferenc vagyok és kérdésem van.”

Nyomja meg a némítás gombot

Ahogy fontos felszólalni, úgy hallgatni is. Még akkor is érdemes lenémítani a mikrofont, ha csendes helyen van, de sokáig nem szól a témához. A széke nyikoroghat, vagy lehet hirtelen bármi olyan zaj, amire nem számít. Valaki lehet épp emiatt veszíti el a gondolatmenetet. Ugyanez igaz a telefonhívásoknál is, zavaró lehet a folyton pittyegő üzenet hang.

Tudja meg, mikor túl csendes

Amikor valaki kérdést tesz fel és Ön válaszol, könnyen elfelejtheti, hogy némította magát, míg erre fel nem hívják a figyelmét. Máskor információt keres, mielőtt válaszol. Telefonhíváskor a másik fél nem látja, ha Ön biccentéssel nyugtázza a hallottakat, így mondja el mit csinál éppen. „Jelenleg a beszámoló 2. oldalán lévő adatokat olvasom.” Így a munkatársai tudni fogják, hogy jelen van.

A fentiek betartásáért munkatársai hálásak lesznek Önnek.