Az idő nyomon követése szinte elengedhetetlen ahhoz, hogy pontosabban tudjunk tervezni és hatékonyabbak legyünk. Az idő mérésére és tervezésére számos módszer és rendszer létezik. Mai cikkünkben olyan módszereket mutatunk, amit bárki használhat. Szemezzen belőlük bátran és építse be mindennapjaiba.

1) Tervezze meg az idejét

Ezt megteheti úgy, hogy a naptárában elrendezi a teendőket a becsült elvégzési óraszámokkal. Ha blokkokat hoz létre, könnyen áttekintheti mivel végzett és csoportosíthatja a feladatokat. Belefoghat egy másikba, ha az adott feladattal nehezebben boldogul. Hatékony megoldás, ha mintákat keres a feladat típusában, így a kialakult rutinban könnyen átláthatja majd, melyik feladat mennyire időigényes. Készítsen ütemtervet és hasonlítsa össze, mennyi idő alatt végzett a tervezetthez képest.

2) Tartsa be az ütemezést

Igyekezzen létrehozni egy ütemezést, amelytől csak végszükség esetén térjen el.  Például ehhez hasonlóan szervezze meg a napját:

8-9 óra: E-mail üzenetek áttekintése, üzletmenedzsment feladatok (számlázás, hívásütemezés).
9-11:30 óra: Adott projekten való munkálkodás, elég időt hagyva az elmélyülésre. Megszakítás nélküli munkavégzés
11:30-12 óra: Ezt az időszakot hagyja nyitva az új ügyfelekkel való konzultációra, esetleg a jövőbeni feladatok ütemezésére, ismételt üzenetek kiküldésére.
13-15:30 óra: Újabb projektben elmélyülés, vagy a korábban megkezdett folytatása
15:30-16 óra: Ismét egy nyitva hagyott időszak, amikor az új ügyfelekre koncentrálhat
16 óra után: Zárja le és értékelje a napot, majd különítse el a munkahelyi teendőit az otthoniaktól, a nap hátra lévő részében foglalkozzon a magánéletével.

3) Állítson be emlékeztetőket

Jó módszer, ha több naptár figyelmeztetést használ, vagy olyan alkalmazást, ahová beírhatja az éppen eszébe jutó feladatokat és frissítheti azokat.
A könnyebb összegezhetőség érdekében állítson be napvégi emlékeztetőt, ami megkérdezi Öntől, mit végzett aznap. Ha ezt nap végén átgondolja, a fennmaradó feladatoknak újabb emlékeztetőt tud beállítani és semmi nem kerüli el a figyelmét.

4) Használjon teendő listát

Elképzelhetetlenül sok teendő lista alkalmazás létezik. A legjobb ingyenes talán a Google mail (gmail) beépített todo listája, amelynek segítségével könnyen készíthet egy e-mailből feladatot akár. De ha Önnek ez idegen, akkor választhat megannyi lehetőség közül. A kulcsszavak, amire érdemes keresnie: todo list, task manager, sticky notes (ez utóbbival post-it-eket helyezhet el számítógépe vagy telefonja kijelzőjén).

Ha mégis a hagyományos módszer híve lenne, készítse el papír alapon a teendő listát. Mindegyik feladatot írja másik post-it-re és ragassza jól látható helyre. Amikor végzett eggyel, nagyszerű érzés a cetlit letépni és kidobni.

5) Használjon időkövetési alkalmazásokat

Ha tisztán szeretné látni, hogy mivel mennyi időt tölt, akkor használjon időmérő alkalmazásokat. Érdemes rákeresni arra a kifejezésre, hogy “time tracker”. Az ilyen szoftverekben nem csak a feladatait listázhatja, hanem mérheti is az ezekkel töltött időt. Persze erre is számos eszköz létezik. Ahhoz, hogy a tökéleteset találja meg a saját maga számára, érdemes néhányat közelebbről megnézni, kipróbálni.

6) Nem érdemes bonyolítani

Az alkalmazottak se szeretnek bonyolult táblák kezelésével foglalkozni, és Ön sem szeretne órákat tölteni egy nehezen kezelhető rendszerben. Ahogy azt korábban is írtuk: az adminisztráció egy része teljesen felesleges pepecseléssel telik és tipikusan az ilyen eszközök beállításával rengeteg időt tölthet el. Alapvetés, hogy akkor jó egy alkalmazás, ha az nem hat zavaróan a napi munkavégzésre és nem vesz el túl sok időt a kezelése, nem kell más felületekre belépegetni és mégis megkapja a kívánt információt a vezetőség.

7) Felejtse el a percnyi pontosságot!

Nehézkes a nyomon követés akkor, ha percekben kell meghatározni az elvégzett feladatra fordított időt. Állítson be legalább 15 perces etapokat, ez kevésbé stresszeli a munkavállalót és Önt is. Senkinek nem jó, ha azt érzi, hogy csúszásban van – bár van, akit ez doppingol, a többségre mégis felesleges nyomást helyez. Ha napi vagy heti bontásban dolgozik, az szabadabb mozgási lehetőséget biztosít a feladatok elvégzésére. Igyekezzen a munkaidejét hatékonyan kitölteni és a hatékonyan eltöltött időszakok számát növelni a perc alapú számonkérés helyett.

8) Fogalmazzon meg világos elvárásokat

Fontos, hogy az időkövetési szabályokat meghatározza saját magának és természetesen a csapatnak is. Mindenképp kerülje a felesleges és végtelen leállást, indulást. Világosan meghúzott határok mentén az alkalmazottak jobban alkalmazkodnak. A munkafázisokat szabdalni semmiképpen nem érdemes. Ha nem egy szoftveres mérés történik, hanem manuálisan vezetik az eltöltött időt, akkor azt úgy kell vezetni, hogy semmiképpen ne zavarja meg a munkafolyamatokat. Magas fokú bizalom jele, ha elegendő a nap végén összegezni az elvégzett feladatokat.

9) Kövessen nyomon a számlázandó időt

Ha az Ön vállalkozásánál a munkát óránként végzik, (mint ahogy nálunk is a munkaóra a szolgáltatásunk alapja) akkor fontos figyelni a termelékeny órákra és aszerint meghatározni a feladatokat. A hatékonyság és az idő összehangolása fontos szempont. Ez alatt azt értjük, hogy a hatékony időszakokban ne pazaroljon energiát adminisztrációra, hanem fókuszáljon a termelésre.

10) Igazítsa össze a feladatokat

A folyamatok összehangolása a feladatokkal befolyásolja a pontosságot és a vállalkozás más funkcióit. Ha az időben egymást követő feladatok nem igazodnak a folyamatokhoz, az hatással lehet a pontosságra és befolyásolja a vállalkozás más funkcióit.

+1) Szervezze ki a felesleget!

Szervezzen ki minden olyan időt igénylő tevékenységet, amely – bár fontos – nem hoz közvetlen bevételt. Ha az adminisztratív és irodai feladatokat nekünk szervezi ki, akkor minden órában, amelyet Ön bevételszerzéssel tölt adminisztráció helyett átlagosan, nettó 7.000 forint többlet bevételhez jut.

Kattintson ide és számolja ki mennyire éri ez meg Önnek!