Az idő értékes, ha saját vállalkozását működteti, főleg, ha most vágott bele. Saját maga főnökének lenni sok ember számára álom, de sok felelősséggel jár. Ha szeretné fenntartani a munka és a magánélet egyensúlyát, jól kell beosztania az idejét.

Állítson fel célokat

A célok kitűzése döntő jelentőséggel bír a megfelelő időgazdálkodási stratégia szempontjából. Annak biztosítása érdekében, hogy olyan tevékenységeket folytasson, amelyek mind rövid, mind hosszútávon támogatják az üzleti céljait, világosan meg kell határoznia ezeket a célokat. Ha csak az a cél, hogy a „vállalkozása növekedjen”, akkor elveszhet az időben és nem tudja hol kezdje. Kitűnő lehetőség a problémák orvoslására a SMART célokkal kapcsolatos módszertan. A SMART célok világosak, lépésről, lépésre látják el feladatokkal, amelyek segítenek eljutni a céljaiig.

Például ilyen cél lehet: „Növeljem a webhelyem forgalmát 1000 látogatóról 5000 havi látogatóra a következő félévben!

Ha lebontjuk, láthatjuk, hogy ez valóban SMART cél:

Konkrét: Pontosan meghatározásra került a cél, amit el kívánunk érni

Mérhető: Egy speciális eszközzel, esetünkben a Google Analytics segítségével mérhető.

Elérhető: Ahelyett, hogy konkrétum nélkül kívánná növelni a látogatószámot – vagy túl magas célt tűzött volna ki -, ez egy konkrét számot jelöl, amely még a realitás talaján mozog, de mégis kellően ambiciózus.

Releváns: ahelyett, hogy a webhely aktivitást, vagy az összes látogatószámot mérnénk, a cél potenciális új ügyfelek elérése, ami elengedhetetlen egy kisvállalkozás növekedéséhez.

Határidő: A cél elérésére hat hónapos határidőt határoztunk meg.

Amint elkészült a SMART céljaival, menjen vissza az elejére és tervezze meg, milyen lépések szükségesek a célok eléréséhez. A napi terveit olyan feladatokkal kell megtöltenie, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozás növekedéséhez és a bevétel megteremtéséhez.

Okosan priorizáljon

Rangsorolja a feladatokat, amiket a célok eléréséhez meghatározott. Természetes, hogy megcsinálja feladatokat, de ezeknek a megfelelőknek kell lenniük. Stephen Covey – a klasszikus „Nagyon hatékony emberek 7 szokása” és „Az első dolgok elsőben” társszerzője – tanácsokat ad a tennivalók listájának sürgősség alapján történő kidolgozásához. Értékelje azt, amije van és tegye a megfelelő helyre a feladatait.

Fontos és sürgős: Ha egy feladat ebbe a kategóriába tartozik, akkor tudja, hogy azonnal meg kell csinálnia. Fókuszálja az energiáit a legfontosabb és sürgősebb feladatok elvégzésére, mielőtt tovább lépne a kevésbé időérzékeny tételekre.

Fontos, de nem sürgős: Ezek olyan feladatok, amelyek elsőre fontosnak tűnhetnek, de közelebbről megvizsgálva azokat, szükség esetén későbbi időpontra lehet halasztani. Noha ezek a tételek nélkülözhetetlen a vállalkozás zökkenőmentes működéséhez – például frissítenie kell a weboldalát, vagy hatékonyabb bérszámfejtési megoldást kell találnia – ezek várhatnak egy kis ideig.

Sürgős, de nem fontos: Azok a feladatok, amelyek „zajt csapnak”, de végrehajtásuk során kevés értékkel bírnak. Például egy potenciális szállítóval való egyeztetés, vagy beesik egy alkalmazott, aki szívességet kérne. Ezeket a feladatokat nyugodtan delegálja másra.

Nem sürgős és nem fontos: Alacsony prioritású dolgok, amelyek az elfoglaltság illúzióját keltik, ezeket végezze el később.

Írja le azt a három vagy négy fontos és sürgős feladatot, amivel ma foglalkoznia kell. Miután mindegyikkel végzett, húzza ki a listájáról. Ez jó érzéssel tölti el, motiválhatja a tovább lépéshez, így időben hozzáfoghat a kevésbé lényeges tételekhez is.

Csak mondjon nemet

Ön a főnöke az életének, vállalkozásának. Ha egy kérelmet el kell utasítania annak érdekében, hogy eleget tehessen egy igazán fontos és sürgős feladatnak, ne habozzon. Ugyanez vonatkozik azokra a projektekre vagy tevékenységekre, amelyek meghatározása sehova se vezet. Legyen kész arra, hogy csökkentse veszteségeit és lépjen tovább a produktívabb feladatokra.

Ha valami nem lelkesíti annyira, hogy „Elképesztő! Fantasztikus!” jusson róla eszébe, mondjon rá nemet.

Hogyan lehet meghatározni, hogy mi zajlik? Derek Sivers tanácsai e téren szenzációsak: Tanuljon a tapasztalatokból, hogy ne később pazarolja el az időt. És ne feledje, hogy minden igen után, ami a cégét építi, áll egy erős csapat.

Tervezzen előre

Az egyik legrosszabb dolog, amit tehet az, hogy nekiugrik a munkanapnak és nincs világos elképzelése arról, hogy mit kell tennie. Bár időtakarékosnak tűnhet, ha öt-tíz percet előre gondolkodik, de meg fog lepődni, mennyivel hatékonyabb lehet, csak kis időt fordít a nap többi részének megtervezésére.

Ha bölcsen tervezi az idejét, akkor egyszerre egy feladatra összpontosíthat és nem pazarolja azzal, hogy ugrál a feladatok között és nem végez semmit. Ez lehetővé teszi, hogy okosabban dolgozzon, ne pedig keményen. Személyiségétől függően a napi rutin részeként válasszon az alábbi lehetőségek közül:

Tervezze meg előző este: A nap végén egy negyedóra alatt tisztítsa meg az asztalát a felgyűlt listáktól, papíroktól, készítse elő a következő napra. Állítsa össze a következő nap legfontosabb feladatainak listáját. Ez egy nagyszerű technika és másnap sokkal jobban érzi magát egy tiszta/üres íróasztalnál ülve.

Tervezze meg reggelről elsőként: Érkezzen néhány perccel korábban és állítsa össze teendőinek prioritási listáját (lásd második tipp). Lehet, hogy Önnek ez a nap legtermékenyebb része.

Delegáljon

Bízzon meg minket azon feladatokkal, amelyek fontosak, de az Ön idejét elviszik. Mi elintézzük az adminisztrációs és ügyfélszolgálati teendőket a cégében, profin. Kalkulálja ki mennyi időt és pénzt tudunk Önnek megtakarítani.