Jelenleg az egész világ átalakuláson megy keresztül. A veszélyhelyzet a cégeket is új kihívások elé állítja. Amennyiben át kell szerveznie a cégénél végzett munkát és megteheti, hogy távmunkára küldi munkatársait, érdemes ezekre odafigyelnie:

1. Tudatosítsa: Mindig van elég idő.

Azaz, ha valamit nem fejezett be határidőre, az azért lehet, mert nem azt a feladatot gondolta a legsürgősebbnek. Nem az állt a prioritási lista élén. Ilyenkor nyugodtan újra kell tervezni a feladatra szánt időt, megvizsgálni: félretehető-e az adott dolog, amíg néhány gyors feladattal elkészül.

2. Tudatosítsa: A napok mindig gyorsabban telnek meg, mit gondolná

Éppen ezért célszerű, ha beépít egy ún. pufferidőt a mindennapi rutinba. Elkerülve ezzel, hogy túlzsúfolja a napját. Tartózkodjon a túlzottan pontos tervektől, a percre beosztott időtől, mert ha egy feladattal megcsúszik, az óhatatlanul is görgeti maga előtt a többit.

3. Ismerje fel a “zónáit”!

Leegyszerűsítve kétféle zóna van: termékeny (trendi kifejezéssel ével: amikor “flow-ban van”), és a motiválatlan (amikor semmi nem megy). Ha olyan napja van, amikor elképesztő mértékben tud haladni, akkor próbálja meg kitolni ezt a napot – ezek fognak nagyot előre vinni az életében. A motiválatlan napokon próbáljon kisebb feladatokat megoldani, több jutalmat beiktatni.

4. Végezzen olyan tevékenységeket, amelyek mind a szakmai, mind a magánéletében előnyösek!

Próbálja meg a személyes és szakmai céljait összehangolni! Például, ha Ön éttermet működtet, nem feltétlenül kell hozzá szakács kurzust végeznie, hatékonyabb, ha a jól prosperáló éttermek működését tanulja meg.

5. Ismerje fel: kiégés vagy nyomás?

Különbség van a kiégés és az önmagunkra gyakorolt nyomás között. Bizonyos helyzetek időnként kemény munkát követelnek, ami miatt keveset alszik. Viszont sosem szabad szem elől tévesztenie, hogy bármennyire keményen dolgozott, pihenésre, kikapcsolódásra, a szervezet regenerálódásához szükség van. A nyomásból könnyen lehet kiégés, ha nem piheni ki magát kellően időnként.

6. TILOS: multitasking!

Több tanulmány kimutatta, hogy az agy hamarabb lemerül, ha nem egymást követően, hanem párhuzamosan végez feladatokat. Ahhoz, hogy megtartsa a fókuszt, használjon segédeszközt, például hallgasson zenét – zárja ki a zavaró tényezőket és csakis a feladatra fókuszáljon!

7. Iktasson be szünetet!

Ossza be a munkáját szünet nélküli 25 perces etapokra, melyek között 3-5 perc szünetet tart, ha ez nem megy, akkor használjon olyan programokat, amelyek megakadályozzák, hogy egy adott felületen túl sokat időzzön.

8. Kicsitől a nagyobb felé haladjon

Ha tudja, hogy egy nagy projekt vár Önre adott nap, ezzel indítani a napot félelmetes lehet. Ráhangolódásképp kezdje a napot egyszerű és gyors feladatokkal, például válaszolja meg a munkahelyi leveleit, mielőtt belefog a fontos projektbe.

9. Felejtse el a tökéletességet!

Egy kellő időben végrehajtott jó terv gyakran jobb a később kivitelezett tökéletes tervnél.

10. A túlóra nem oké!

Hatékonyabb, ha a rendelkezésre álló időkereten belül végzi el a feladatát, mintha még éjszaka is azon dolgozik. Igyekezzen úgy beosztani idejét, hogy a munkaidő végre befejezze a feladatait, vagy halassza másnapra a folytatást. Kérjen még időt, ha szükséges – reális kereteken belül ezt mindenki el fogja fogadni.

11. Tudatosítsa: a rutin és a koncentrálás külön választandó!

Kezelje külön a rutin feladatokat és azokat, amelyek koncentrálást igényelnek. Ne engedje, hogy ad hoc, vagy rutin feladatok megszakítsák az utóbbi elvégzésében.

 12. Adminisztráció megadott időben

E-mailek megválaszolásával vagy a folyamatos ütemezés frissítéssel, időadminisztrációval megakasztja magát. Tegye félre egy időre ezeket a feladatokat, zárja ki a zavaró tényezőket! Két módszert is ajánlunk, az egyik verzió szerint az üzeneteket amikor elolvassa (erre fenntartott időben), azonnal válaszol rájuk – így nem kell később újra értelmezni a levelet. A másik módszerben két időt jelölünk ki a levelek kezeleésére, az egyik a levelek elolvasása és szortírozása (jellemzően esti órákban), a másik pedig a levelek megválaszolására szánt idő.

13. Bontsa fázisokra!

Könnyebben kezeli a hatalmas feladatokat, ha részekre bontja azokat. Mindig az adott részre, blokkra koncentráljon, ahelyett, hogy a végső nagy célt akarná megoldani.

14. Merjen újra tervezni!

Ha egy feladatnak az elindítása több mint 20 percet vesz igénybe, vagy úgy érzi, hogy egy feladat a fejére nő, akkor kezdjen bele egy másik feladatba, vagy szervezze át a menetrendet – ez jó hatással lesz Önre és könnyebben veszi fel újra a fonalat az eredeti feladatnál.

15. Priorizáljon!

Napi teendő lista összeállítása hatékony módja a feladatok ütemezésének, de fontos priorizálni őket. Kezdje a legfontosabbal a napját! Nézze meg extra tippünket egyenesen Facebook oldalunkról:

16. TUDATOSÍTSA: legfontosabb csak 1 lehet!

Minden nap csak egy feladatot nevezzen a legfontosabbnak és tartson ki emellett, így erre fogja az energiáit fókuszálni és sokkal könnyebben megoldja majd.

17. Delegáljon!

Ahhoz, hogy hatékonyan tudjon dolgozni, tegye félre ellenérzéseit azzal kapcsolatban, hogy másnak adjon a feladataiból. Szervezzen ki munkatársainak, vagy éppen külsős cégnek – ha megteheti. Ha sok egy feladat vegyen fel munkatársat. Kalkulátorunk segítségével ki tudja számolni, hogy mi éri meg a legjobban: munkatárs felvétel, kiszervezés vagy ha önmaga küzd meg vele!

18. Zárja ki a múltat!

Ne a múltbeli kudarcokra gondoljon, tekintsen inkább az Ön előtt álló feladatokra. A múltra való összpontosítás akadályozza az előrehaladást. Természetesen a korábbi tapasztalatok hasznosak lehetnek, de ha úgy áll hozzá egy feladathoz, hogy ez legutóbb is megoldhatatlan volt, akkor most is az lesz.

19. Kézhez a jegyzettömböt!

Jegyezze fel az eszébe jutó ötleteket! Egyébként mindegy mire írja fel, de tegye meg akkor, amikor eszébe jut. Ha leírja csak egyszer, akkor tízszer nagyobb eséllyel jut eszébe később, még akkor is ha a jegyzet maga elveszett.

20. Célra tartson, ne akadályra!

A nagyobb célok szem előtt tartása segíti, hogy átjusson a mindennapokon. A célokra összpontosítson, ne a feladatra. Tudja és ne felejtse el, mit szeretne elérni.

21. Ha most delegálná idejét: gondoljon ránk!

Pontos időelszámolással dolgozunk. Munkánk első számú célja, hogy Ön bármikor visszavehesse azt tőlünk – csak sokkal jobban dokumentálva, mint eddig. Mi átvesszük és kialakítjuk a folyamatait.

Számolja ki kalkulátorunk segítségével, hogy Önnek mennyire érné meg minket választania!